PRINCE2 Principes

De PRINCE2 proces-gebaseerde aanpak voor project management is gestoeld op een aantal PRINCE2 principes. Deze vormen de basis voor de kenmerkende PRINCE2 methode.

De zeven PRINCE2 principes zijn als volgt:

Continued business justification

Een PRINCE2 project dient op ieder moment een zakelijke rechtvaardiging te hebben. Deze zakelijke rechtvaardiging wordt vastgelegd in een zogenaamde Business Case, die voortdurend gemonitord wordt en bijgewerkt met de nieuwste gegevens. Het doel is om er voor te zorgen dat een project niet maar doorgaat, terwijl er geen echte baten (meer) te verwachten zijn. Die baten hoeven overigens niet alleen geldelijk te zijn.

Learn from experience

Binnen een PRINCE2 project moet ruimte zijn maar ook gecreëerd worden voor het opdoen, vastleggen en doorgeven van ervaringen. Project Teams die PRINCE2 gebruiken worden geacht voortdurend te leren van (eigen) ervaringen. Dit houdt in dat bij de start van een project bijvoorbeeld naar leerpunten uit eerdere projecten in de organisatie wordt gezocht, maar ook dat gedurende de uitvoering van het project constant oog wordt gehouden voor manieren om zaken beter te doen. Om ook toekomstige projecten de mogelijkheid te bieden te leren, zullen de lessen bij de afsluiting van het project ook opvraagbaar of benaderbaar moeten worden gemaakt.

Defined roles and responsibilities

In PRINCE2 project moeten rollen en verantwoordelijkheden duidelijk beschreven zijn, waarbij de business, user en supplier vertegenwoordigd zijn. Een project zal alleen maar slagen als de juiste mensen erbij betrokken worden en als helder is wie waar voor verantwoordelijk is. Daar horen dan ook de bijbehorende bevoegdheden bij om die verantwoordelijkheid te kunnen dragen. In een PRINCE2 project zijn taken, rollen en verantwoordelijkheden helder belegd in een structuur waarin aan de belangen van de leverancier, de gebruiker én de organisatie tegemoetgekomen wordt.

Manage by stages

Een PRINCE2 project moet per fase worden gepland, bewaakt en beheerst. Alles in PRINCE2 is erop gericht de stuurgroep van voldoende sturingsinformatie -en instrumenten te voorzien. Fasering is er daar één van. Een Project wordt in overzienbare fases opgeknipt die eerst worden afgesloten, alvorens de volgende fase kan beginnen. Bij het afsluiten worden de resultaten of wordt een document met de resultaten opgeleverd van de afgesloten fase. Dat kan dan vergeleken worden met de uitgangspunten (zoals deze golden aan het begin van de fase). Dit geeft de mogelijkheid tot bijsturing. Overigens zal de lengte van een fase afhankelijk zijn van vele factoren, zoals de ervaring van de projectmanager, de risicovolheid en complexheid van het project of de omstandigheden buiten het project.

Manage by exception

Een PRINCE2 project heeft vastgestelde toleranties voor iedere projectdoelstelling om zo tevens de grenzen van gedelegeerde verantwoordelijkheden vast te leggen. Pas als de toleranties op een bepaald niveau overschreden dreigen te worden, wordt het hogere niveau van management ingeschakeld.

Focus on products

Een PRINCE2 project moet zich richten de juiste definitie en levering van producten en in het bijzonder de kwaliteit daarvan. De focus binnen PRINCE2 ligt op het definiëren van de producten die opgeleverd moeten worden, met de bijbehorende kwaliteitscriteria waaraan die producten moeten voldoen. Het ‘wat’ staat met andere woorden centraal en niet het ‘hoe’. Dat laatste is de verantwoordelijkheid van degene aan wie het opleveren van een product gedelegeerd is.

Tailor to suit the environment

De PRINCE2 methodiek moet aangepast worden aan de omgeving, complexiteit, belang en risico’s van het project. De PRINCE2 methodiek biedt een grote set aan middelen om een project van elke omvang of complexiteit te managen. Die volledigheid brengt met zich mee dat de methodiek eigenlijk per project op maat gemaakt moet worden, om aan de behoeften van dat specifieke project in die specifieke omgeving te voldoen.

PRINCE2 is immers een hulpmiddel om het project zo goed mogelijk te besturen. Afhankelijk van het project kan dit betekenen dat bepaalde onderdelen van de methodiek anders worden ingevuld. Een internationaal project in een dynamische omgeving zou bijvoorbeeld andere eisen kunnen stellen aan rapportages dan een lokaal project in een statische omgeving. In een zeer innovatief, risicovol project zal meer de nadruk op risicobeheersing liggen dan in een ’13-in-een-dozijn’-project. Er kan van alles aangepast worden binnen PRINCE2, zolang aan álle 7 principes voldaan blijft worden.