PRINCE2 Processen

Het Procesmodel van Prince2 beschrijft de 7 processen en de belangrijkste managementproducten en triggers. De pijlen geven de interactie tussen de verschillende processen weer. De Project Board (Directing a Project) heeft hierin een centrale rol.

gr000031 fig 11.2

De zeven PRINCE2 processen zijn:

Starting Up a Project (SU)

Starting Up a Project is de fase waarin het project voorbereid wordt. Hierin wordt onderzocht of het zinvol is om een project te beginnen. In de praktijk is dit een korte, krachtige fase, waar de projectmanager intensief samenwerkt met de opdrachtgever.

SU start door het geven van een projectmandaat vanuit de organisatie aan de opdrachtgever, die in deze fase met de projectmanager onder andere de samenstelling van de projectorganisatie vaststelt.

Het proces bestaat uit 6 activiteiten:

  1. Het aanstellen van een Executive en de projectmanager (dit kan een andere zijn dan degene die dit proces uitvoert)
  2. Het verzamelen van leerpunten (uit eerdere projecten van jezelf of de organisatie)
  3. Het opstellen van de Business Case op hoofdlijnen
  4. Het samenstellen en benoemen van het Project Management Team (PMT)
  5. Het bepalen van de projectaanpak en het opstellen van een Project Brief
  6. Het plannen van de Initiation Stage

Initiating a Project (IP)

De eerste fase binnen een project wordt de Initiation Stage genoemd. Deze fase is verplicht in elk PRINCE2 project en is erop gericht om een goede fundering onder het project te leggen (eerst denken, dan doen). In de initiatiefase worden de beoogde resultaten, plannen, taken en verantwoordelijkheden vastgelegd, waarmee een draagvlak wordt gecreëerd voor het project. Het belangrijkste product van deze fase is de Project Initiation Documentation (PID).

Initiating a project bestaat uit de volgende activiteiten:

  • Opstellen van de Risk Management Strategy
  • Opstellen van de Quality Management Strategy
  • Opstellen van de Configuration Management Strategy
  • Opstellen van de Communication Management Strategy
  • Opstellen van het Project Plan
  • Opzetten van de Project Controls
  • Verfijnen van de Business Case
  • Samenstellen van de Project Initiation Documentation

Directing a Project (DP)

Directing a Project is het PRINCE2 proces waar de Stuurgroep (Project Board) het project stuurt en ondersteunt. Het is het enige proces dat gedurende de hele levensloop van een project actief is.

Er worden vijf activiteiten onderscheiden binnen Directing a Project:

  1. Authorize Initiation.
  2. Authorize the Project.
  3. Authorize a Stage or Exception Plan.
  4. Give ad hoc Direction.
  5. Authorize Project Closure.

Controlling a Stage (CS)

De PID en het Stage Plan vormen de basis voor het PRINCE2 proces Beheersen van een Fase. Er is hierin bepaald in welke fase afgesproken producten opgeleverd moeten worden. Het doel van het proces Beheersen van een Fase is het toewijzen van werkzaamheden, het monitoren van die werkzaamheden, het omgaan met issues, het rapporteren aan de stuurgroep en het nemen van maatregelen om er voor te zorgen dat de fase binnen de toleranties blijft voor wat betreft Tijd, Kosten, Scope, Kwaliteit, Risico en Baten.

De activiteiten die binnen dit proces plaatsvinden zijn:

  • Authorize Work Packages.
  • Capture and Examine Issues and Risks.
  • Review the Stage Status.
  • Report Highlights.
  • Take Corrective Action.
  • Escalate Issues and Risks.
  • Receive Completed Work Packages.

Managing a Stage Boundary (SB)

Het PRINCE2 proces Managing a Stage Boundary bevat de activiteiten die de projectmanager onderneemt om de Stuurgroep van voldoende informatie te voorzien om het succes van de huidige fase te beoordelen, het plan voor de volgende fase goed te keuren en de levensvatbaarheid van het hele project te beoordelen. Dit proces begint op initiatief van de Projectmanager tegen het geplande einde van een fase of op initiatief van de Stuurgroep, bijvoorbeeld naar aanleiding van een ingediend Exception Report.

Het proces bevat 5 activiteiten:

  1. Plan the next stage: het plannen van de volgende fase, het opstellen van het Stage Plan (alleen bij voortgang conform planning).
  2. Produce an Exception Plan: het maken van een Exception Plan (op verzoek van de Stuurgroep).
  3. Update the Project Plan: het bijwerken van het projectplan.
  4. Update the Business Case: het bijwerken van de Business Case.
  5. Report stage end: het opstellen van het End Stage Report voor de stuurgroep.

Managing Product Delivery (MP)

Het PRINCE2 proces Managing Product Delivery beheerst de verbinding tussen de Projectmanager en de Team Manager(s), door het stellen van eisen aan het ontvangen, uitvoeren en opleveren van het werk.

Het proces behelst 3 activiteiten:

  1. Accept a Work Package.
  2. Execute a Work Package.
  3. Deliver a Work Package.

Het is hierbij niet noodzakelijk dat de teammanager het Work Package volgens de PRINCE2 methode uitvoert; alleen de communicatiemethode en -momenten zijn van belang voor dit proces.

Closing a Project (CP)

Het proces Closing a project waarborgt dat er een vast punt is waarop de acceptatie van het Project Product plaatsvindt en een evaluatie of de oorspronkelijke projectdoelen zijn behaald. Dit proces kan gestart worden door de Projectmanager als het project conform planning op zijn eind loopt, of door de Stuurgroep wanneer sprake is van een voortijdig einde van het project.

Het proces bevat de volgende activiteiten:

  • Prepare planned closure: zeker stellen dat de verwachte resultaten zijn behaald (alleen bij een gepland einde).
  • Prepare premature closure: zeker stellen dat werk niet zomaar wordt neergelegd, maar dat nuttige zaken worden veiliggesteld (alleen bij een voortijdig einde).
  • Hand over products: het overdragen van de producten die gereed zijn aan de organisatie.
  • Evaluate the project: evalueren hoe (on)succesvol het project is geweest.
  • Recommend project closure: aanbevelen dat het project afgesloten kan worden; afsluiten van projectdocumentatie.